Privacy verklaring

Privacy Verklaring

Versie 11 maart 2019 / PV nr. 19-0

Artikel 1. Wie verwerkt uw persoonsgegevens

Ruimte in Advies B.V. (hierna te noemen ‘Ruimte in Advies of ‘wij’) verwerkt dagelijks persoonsgegevens welke strikt vertrouwelijk worden behandeld. Ruimte in Advies hecht veel waarde aan de privacy van betrokkenen. Deze privacyverklaring heeft tot doel u goed te informeren over welke persoonsgegevens wij verwerken en met welk doel wij deze verwerken. Ruimte in Advies verwerkt uw persoonsgegevens in de hoedanigheid van verwerkingsverantwoordelijke conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

Contactgegevens

Ruimte in Advies B.V., met KvK-nummer: 55391109, is gevestigd aan de: Jan Campertstraat 5 te (6416 SG) Heerlen.

Telefoonnummer: 045 711 1599

E-mail: administratie@ruimteinadvies.nl

Artikel 2. Wat valt onder de term persoonsgegevens?

Om voor u een duidelijk beeld te schetsen welke gegevens onder de term persoonsgegevens vallen, zullen wij allereerst het begrip ‘persoonsgegevens’ nader definiëren. De definitie van persoonsgegevens luidt volgens de AVG als volgt: ‘alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon’.

Het gaat hierbij om informatie die direct over iemand gaat oftewel naar een bepaalde persoon te herleiden is (hieronder vallen niet gegevens van overleden personen of van organisaties), zoals: de naam, het adres, de woonplaats of het telefoonnummer, dit zijn zogenoemde gewone persoonsgegevens.

Naast gewone persoonsgegevens bestaan bijzondere persoonsgegevens. Dit zijn gevoelige gegevens, zoals gegevens over iemands godsdienst, ras of gezondheid. Deze gegevens verwerken wij slechts, indien sprake is van een specifieke wettelijke verplichting en één van de grondslagen welke voortvloeien uit de AVG, deze zullen hieronder nog nader worden besproken.

Artikel 3. Welke persoonsgegevens verwerken wij en voor welk doel verwerken wij deze persoonsgegevens?

A. Bezoek website

Indien u gebruik maakt van onze website (www.ruimteinadvies.nl) kunnen (technische) gegevens, zoals het IP-adres, het apparaat dat u gebruikt, de datum en de tijd van toegang, de naam en URL van het opgehaalde bestand, de website waarvandaan toegang is verleend (verwijzende URL) en de gebruikte browser(instellingen), worden verwerkt.

Wij verwerken deze gegevens om een goede verbinding met onze website mogelijk te maken. Bovendien is de verwerking noodzakelijk voor een optimaal gebruik van onze website. Bovengenoemde gegevens worden eveneens verwerkt voor de systeemveiligheid alsmede voor administratieve doeleinden.

Bovendien kunt u via het formulier op de website persoonsgegevens aan ons verstrekken. Deze persoonsgegevens zijn nodig om contact met u op te nemen. Het betreft hierbij gegevens, zoals uw naam, e-mailadres en telefoonnummer.

Voor meer informatie betreffende de gegevens die wij via cookies verwerken, verwijzen wij naar ons cookiebeleid.

B. Dienstverlening

Wij verwerken enkel persoonsgegevens die u persoonlijk of via een tussenpersoon, telefonisch of per e-mail aan ons verstrekt. Bovendien gebruiken wij deze gegevens alleen voor de gewenste dienstverlening en slechts indien deze noodzakelijk zijn voor het doel waarvoor u deze heeft verstrekt.

De persoonsgegevens die wij verwerken zijn: NAW-gegevens, titulatuur, gegevens betreffende het bedrijf, uw functie, adres, woonplaats, postcode, telefoonnummer, faxnummer, e-mailadres, geslacht, geboortedatum, huwelijkse staat, nationaliteit, bankrekeningnummer, BSN-nummer (kopie identificatiebewijs ten behoeve van de identificatie), gegevens welke afkomstig zijn van de Kamer van Koophandel en andere gegevens welke op grond van de wet noodzakelijk zijn.

Bovenstaande gegevens dienen wij te verwerken om contact met cliënten en opdrachtgevers op te kunnen nemen. Daarnaast zijn deze gegevens noodzakelijk om de gewenste opdracht uit te voeren.

C. Sollicitatie

In het kader van een sollicitatie verwerken wij naast bovengenoemde gegevens de volgende persoonsgegevens: cijferlijsten, motivatiebrief, referenties, de functie waarna u solliciteert, curriculum vitae en de daarin opgenomen gegevens over uw opleiding en ervaring. Deze gegevens zijn noodzakelijk voor de sollicitatieprocedure en ter beoordeling van de geschiktheid van de kandidaat. Deze gegevens worden verkregen per e-mail, per post, telefonisch dan wel via persoonlijke contacten.

Persoonsgegevens welke in het kader van een sollicitatie worden verstrekt bewaren wij zes weken. Na deze termijn zullen de gegevens worden vernietigd, tenzij u toestemming geeft deze gegevens langer te bewaren teneinde toekomstig contact mogelijk te maken.

D. Werknemers

In onze personeelsadministratie worden persoonsgegevens van werknemers bijgehouden. De persoonsgegevens dienen wij te verwerken op grond van de wet alsmede op grond van de tussen de werknemer en de werkgever, namelijk Ruimte in Advies, gesloten arbeidsovereenkomst.

E. Social media

Ruimte in Advies is actief op Facebook alsmede LinkedIn. Via Facebook en LinkedIn kunnen wij persoonsgegevens verwerken indien u op onze website gebruik maakt van social media plug ins. Wij verwijzen hierbij eveneens naar het privacybeleid van elk social media-platform.

F. Acquisitie

Voor commerciële doeleinden verzamelen wij eveneens informatie over potentiële opdrachtgevers en leveranciers. Het betreft hierbij informatie over de positie op de markt, de interesse in onze diensten en de contactpersonen waarmee wij in contact kunnen treden. Deze gegevens worden verwerkt op grond van een gerechtvaardigd bedrijfsbelang. Persoonsgegevens die wij ten dien aanzien verwerken zijn: de naam van het bedrijf, de vestiging, de naam van de contactpersoon alsmede contactgegevens van de contactpersoon c.q. van het bedrijf.

Artikel 4. Op basis van welke grondslagen uit de AVG verwerken wij uw persoonsgegevens?

Op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming mogen wij uw persoonsgegevens slechts verwerken indien sprake is van een rechtmatige grondslag. Bovengenoemde verwerkingen vinden plaats op basis van de volgende grondslagen:

  • Voor de uitvoering van een overeenkomst;
  • Op grond van een wettelijke verplichting;
  • Voor de behartiging van een gerechtvaardigd belang;
  • Met uw toestemming.

Artikel 5. Aan wie verstrekken wij uw persoonsgegevens?

De persoonsgegevens die u aan ons verstrekt worden niet aan derden verkocht. Ruimte in Advies verstrekt slechts

persoonsgegevens aan derden indien:

  • dit noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst;

Wij verstrekken uw persoonsgegevens slechts aan derden om de tussen u en Ruimte in Advies gesloten overeenkomst na te komen. Op grond van deze contractuele verplichting kunnen wij gegevens verstrekken aan derden, zoals bijvoorbeeld aan de postbezorger/koerier, de rechtbank, adviseurs, deurwaarders, notarissen, verzekeringsmaatschappijen, gemeentes, de provincie, de belastingdienst en overige instanties en partijen.

  • dit noodzakelijk is voor het nakomen van een wettelijke verplichting;

In de wet kan de verplichting zijn opgenomen dat uw persoonsgegevens door Ruimte in Advies aan derden moeten worden verstrekt. Bijvoorbeeld verstrekking van gegevens aan het kadaster of aan de belastingdienst.

  • u hiervoor toestemming geeft;

Met uw toestemming kunnen wij persoonsgegeven doorgeven aan derden. Hiervoor is wel vereist dat u geïnformeerde toestemming kunt geven en dat u weet aan welke derden de persoonsgegevens worden verstrekt.

Derden aan wie wij persoonsgegevens verstrekken zijn zelf, als verwerkingsverantwoordelijke, verantwoordelijk voor de verwerking van uw gegevens. Ruimte in Advies is derhalve niet aansprakelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens door derden.

Eveneens verwerken de door ons ingeschakelde derden, die verantwoordelijk zijn voor de gegevensverwerking, uw persoonsgegevens. Het betreft hierbij bijvoorbeeld de websitebeheerder, de IT-leveranciers, datavernietigingsbedrijf enz. Deze derden verwerken persoonsgegevens ten behoeve van Ruimte in Advies en zijn derhalve verwerker in de zin van de AVG. Met derden die persoonsgegevens in de hoedanigheid van verwerker verwerken, hebben wij een verwerkersovereenkomst gesloten, welke voldoet aan de eisen die de AVG stelt.

Doorgifte persoonsgegevens binnen en buiten de EU

Persoonsgegevens worden uitsluitend doorgegeven aan landen die een passend en gelijkwaardig beschermingsniveau waarborgen. Binnen de EU zijn dit landen die behoren tot de Europese Economische Ruimte (EER). Deze landen zijn namelijk verplicht tot implementatie van de AVG.

Voor doorgifte van persoonsgegevens naar landen buiten de EU, de zogenaamde derde landen, geldt dat er sprake moet zijn van een passend beschermingsniveau. Indien dit niet het geval is, dient sprake te zijn van een specifieke wettelijke verplichting.

Ruimte in Advies geeft uw persoonsgegevens uitsluitend door aan een derde land wanneer sprake is van waarborging van een passend beschermingsniveau oftewel indien sprake is van een uit de AVG voortvloeiende wettelijke verplichting.

Artikel 6. Welke privacy-rechten heeft u op grond van de AVG?

A. Recht op informatie (artikel 13 en 14 AVG)

Op grond van uw recht op informatie hebben wij een informatieplicht over welke persoonsgegevens wij verwerken en met welk doel wij deze persoonsgegevens verwerken. Bovendien dienen wij aan te geven gedurende welke termijn wij persoonsgegevens verwerken. Een voorbeeld op welke wijze informatie kan worden verstrekt is de privacyverklaring.

B. Recht op inzage (artikel 15 AVG)

Dit betreft uw recht om de persoonsgegevens die wij hebben verwerkt in te zien. Dit inzagerecht heeft slechts betrekking op uw eigen persoonsgegevens.

U kunt een inzageverzoek schriftelijk indienen door middel van het sturen van een e-mail. Uiteraard dient u zich de legitimeren alvorens wij aan uw inzageverzoek gevolg kunnen geven, dit kunt u doen door het overleggen van een kopie van uw paspoort, identiteitsbewijs of rijbewijs, waarop uw BSN-nummer en uw pasfoto onzichtbaar zijn gemaakt.

C. Recht op rectificatie en aanvulling (artikel 16 AVG)

U heeft het recht ons te verzoeken onjuiste of onvolledige persoonsgegevens te verbeteren, aan te vullen dan wel af te schermen. Indien wij naar aanleiding van uw verzoek overgaan tot wijziging van uw gegevens zullen wij u hieromtrent informeren. Bovendien zullen wij derden welke deze persoonsgegevens van ons hebben ontvangen eveneens verzoeken deze gegevens te wijzigen.

D. Recht op vergetelheid / gegevenswissing (artikel 17 AVG)

Indien aan bepaalde voorwaarden is voldaan heeft u het recht op verwijdering van uw persoonsgegevens. Het betreft de volgende voorwaarden:

  • de persoonsgegevens zijn niet langer nodig voor de doeleinden waarvoor deze zijn verwerkt;
  • u uw gegeven toestemming waarop de verwerking berust intrekt en er geen andere grondslag voor de verwerking bestaat;
  • u bezwaar maakt tegen de verwerking en er geen dwingende redenen zijn om uw bezwaar niet te honoreren;
  • de persoonsgegevens onrechtmatig zijn verwerkt;
  • de persoonsgegevens op grond van een wettelijke verplichting moeten worden gewist;
  • de persoonsgegevens zijn verzameld via mobiele telefonie- of internetdiensten.

Derden die van ons deze persoonsgegevens hebben ontvangen zullen wij informeren over de verwijdering van uw persoonsgegevens en deze eveneens verzoeken tot verwijdering van deze gegevens over te gaan.

E. Recht op beperking van de verwerking (artikel 18 AVG)

In bepaalde situaties heeft u recht op beperking van het gebruik van uw persoonsgegevens. Wanneer u een dergelijk verzoek indient zullen wij de betreffende gegevens tijdelijk niet beschikbaar maken, indien wordt voldaan aan de volgende criteria:

  • de gegevens zijn mogelijk onjuist;
  • de verwerking is onrechtmatig;
  • de gegevens zijn niet meer nodig;
  • u bezwaar heeft gemaakt tegen de verwerking van de persoonsgegevens;

Derden die van ons deze persoonsgegevens hebben ontvangen zullen wij informeren over de beperking van de gegevens.

F. Recht op dataportabiliteit (artikel 20 AVG)

Hier gaat het om uw recht om gegevens over te dragen. U heeft het recht om uw persoonsgegevens, die u aan ons hebt verstrekt, in een gestructureerd, gebruikelijk digitaal bestandsformaat te ontvangen. Indien u een dergelijk verzoek indient zullen wij aan u een kopie van de verwerkte persoonsgegevens verstrekken. Dit verzoek kan eveneens zien op het overdragen van deze persoonsgegevens aan een andere dienstverlener.

G. Recht van bezwaar (artikel 21 AVG)

Dit omvat het recht ons te allen tijde te verzoeken bepaalde persoonsgegevens niet meer te verwerken. Indien u gebruik maakt van uw recht van bezwaar zullen wij de verwerking van uw gegevens staken, tenzij wij dwingende gerechtvaardigde gronden voor de verwerking kunnen aanvoeren welke zwaarder wegen dan uw belangen, rechten en vrijheden.

H. Recht met betrekking tot geautomatiseerde besluitvorming en profilering (artikel 22 AVG)

U heeft het recht niet te worden onderworpen aan geautomatiseerde individuele besluitvorming en profilering. Bij Ruimte in Advies wordt geen gebruik gemaakt van geautomatiseerde besluitvorming en zal ieder besluit tot stand komen met een menselijke blik.

I. Uitoefenen rechten

Indien u van een van uw privacy-rechten gebruik wenst te maken kunt u telefonisch contact opnemen met de heer Wim Quaden of contact opnemen via: administratie@ruimteinadvies.nl. Wij zullen binnen één maand op uw verzoek reageren.

Indien sprake is van een complex geval zullen wij binnen twee maanden een reactie geven.

Mochten wij echter constateren dat wij geen gehoor kunnen geven aan uw verzoek wegens een bepaalde wettelijke verplichting of vanwege andere uitzonderingen, zullen wij u hierover een gemotiveerde reactie geven.

Artikel 7. Klachten

Ten slotte bestaat de mogelijkheid een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP), welke als nationale toezichthouder fungeert. Het klachtenformulier van de AP vindt u via de volgende link:

https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/zelf-doen/privacyrechten/klacht-indienen-bij-de-ap